Secrétaire à la Gestion des Stages et à la Logistique H/F - Service Public

Instituts de Formation aux Métiers de la Santé d'Albi par le CHA

Contenu du poste, place dans l'organisation
La secrétaire à la gestion des stages et à l'économat travaille en autonomie et en collaboration avec le Directeur des IFMS d'Albi, les Coordonnateurs Administratif et Pédagogiques, l'équipe pédagogique et administrative.
Activités

STAGES en lien avec la cellule stage et collaboration avec le secrétariat scolarité AS
· Planification et création des périodes de stage en collaboration avec la cellule stage,
· Gestion du recueil des capacités d'accueil en stage auprès des structures,
· Saisie des affectations des différents stages et des éventuelles modifications,
· Gestion des conventions de stages: (édition, signature, envoi, suivi des retours),
· Préparation et édition des feuilles de présence en stage, et d'évaluation de stage,
· Participation aux réunions des commissions stages,
· Suivi des agréments des terrains de stage et actualisation des données des structures,
· Recueil des voeux des apprenants,
· Archivage et classement des dossiers stage (scan, gestion des feuilles d'évaluation),
· Gestion de la boite mails stage et information aux apprenants.

STAGES A LA MOBILITE ERASMUS ET INTERNATIONALE en lien avec la cellule mobilité
· Rédaction de courriers, conventions,
· Gestion de la messagerie spécifique mobilité,
· Gestion et suivi des mobilités AS et IDE,
· Participation aux réunions et visioconférences, rédaction des comptes rendus,
· Organisation de manifestations (Erasmus Days, mois de l'Europe, retour expériences).

LOGISTIQUE en lien avec attachée administrative
· Gestion du stock des fournitures de bureau et alimentaire (devis, commande, livraison, rapprochement livraison/commande) et achats divers,
· Gestion des différentes interventions de menus travaux et des réparations,
· Lien avec les fournisseurs actuels, recherche nouveaux fournisseurs,
· Gestion matérielle des manifestations avec les traiteurs ; devis commandes,

INTERVENANTS en lien avec attachée administrative
· Mise à jour de la base de données, création modification vérification habilitation,
· Gestion des contrats (édition, envoi, suivi signatures, mise en paiement),
· Relevé des demandes de paiement des frais kilométriques et des factures diverses.

AUTRES en lien avec l'équipe administrative
· Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques,
· Gestion des différentes bases de données (formateurs, étudiants, intervenants),
· Contribution à la communication interne et externe,
· Traitement et suivi des dossiers administratifs des apprenants, pertinence et véracité,
· Création des dossiers des étudiants primo-entrants, extraction suivi BAC...,
· Classement et archivage des documents, et gestion de la conservation des archives,
· Compte rendu des réunions administratives hebdomadaires,

Savoir faire
Compétences professionnelles dans le domaine d'activité (gestion administrative et scolaire et universitaire),

Capacités à travailler en équipe et à rendre compte,

Capacités à anticiper, à prioriser, à traiter les dossiers dans les délais impartis,

Capacités à analyser, traduire et formuler une demande d'un utilisateur en donnant une réponse adaptée,

Capacités à présenter, proposer des projets qui sont analysés, argumentés et pertinents,

Capacités à utiliser les outils bureautiques mis à disposition : FORMEIS + pour gérer les épreuves de sélection, logiciels de bureautique (WORD, EXCEL, POWER POINT et autres...) ; messagerie électronique ; SEO, autres plateformes partenaires (DEFI, KAIROS, GESTION),

Capacités à actualiser les connaissances théoriques et techniques dans le domaine d'activité.

Savoir être
Ecoute, Respect, Loyauté

Polyvalence,

Autonomie,

Rigueur,

Sens des responsabilités,

Discrétion et respect de la confidentialité,

Adaptabilité à de nouvelles tâches, à de nouveaux outils, à des domaines spécifiques,

Participation à la promotion de l'image de marque du GCS des IFMS d'Albi, IFSI et IFAS

• Logiciels bureautiques
• Classement des dossiers
• Rédaction de courriers