Secrétaire Administratif au Tribunal Judiciaire d'Albi H/F - Direction des services judiciaires - CA TOULOUSE

Le secrétaire administratif affecté au secrétariat du procureur de la République est chargé de fonctions d'assistance et de soutien au responsable et nécessite la connaissance et l'application de règlements administratifs. Il est également chargé.de fonctions d'accueil et de secrétariat.

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules...)

Bureau avec poste de travail, applications métiers (notamment Cassiopée, NPP, BPN, LMP, ESABORA, PILOT) et bureautiques (pack office)

Composition et effectifs du service

Un secrétaire administratif assistant le procureur de la République + 3 magistrats du parquet

Votre hiérarchie

Directrice de greffe adjointe en charge des services du parquet

Vos interlocuteurs métiers

Procureur de la République et autres magistrats du parquet, magistrats, agents du tribunal judiciaire, forces de sécurité intérieures, partenaires institutionnels

Pôle secrétariat du procureur
- Accueil téléphonique et appel sur des correspondances sur demande du procureur de la République
- Traitement du courrier et des courriels
- Rédaction des courriers remis à la signature du procureur de la République
- Dactylographie de courriers au parquet général et du courrier en liaison avec le tribunal de commerce
- Dactylographie de tous les courriers
- Gestion de l'agenda
- Classement de la documentation selon le plan parquet
- Classement des arrêtés préfectoraux et communaux, des tableaux des ordres des médecins-dentistes, sage-femmes, des statuts des syndicats déposés
- Enregistrement et diffusion des courriers administratifs en provenance de la cour d'appel
- Etablissement des tableaux d'audience, de permanence et de vacances des magistrats du parquet
- Etablissement de l'état mensuel des astreintes des magistrats du Parquet
- Gestion administrative des attachés et assistants de justice
- Aide à la préparation des audiences solennelles de rentrée ou d'installation
- Traitement des demandes des mairies d'Albi, Gaillac et Carmaux pour leurs syndicats

Professions réglementées, assermentations, DPR et OPJ
- Accréditation des journalistes
- Habilitation des délégués du procureur
- Etablissement d'une liste d'interprètes interne au TJ avec transmission au parquet général, ainsi que des administrateurs ad hoc
- Plaintes contre les officiers ministériels
- Etablissement de la liste des médecins coordonnateurs, tous les 3 ans
- Etablissement de la liste annuelle des traducteurs, interprètes
- Etablissement de la liste des 2 officiers du ministère public
- Etablissement de la liste des experts sur ESABORA Experts
- Etablissement de la liste des enquêteurs sociaux
- Etablissement de la liste des MJPM habilités au contrôle des comptes de gestion de tutelle
- Ecoles privées, en cas de changement de direction (enquête de moralité, B1 et envoi pour accord)
- Vérification des statuts des syndicats

Activité pénale
- Préparation des dossiers pour le procureur concernant les dossiers signalés
- Transmission des appels sur ordonnances des dossiers d'instruction et des dossiers correctionnels, des pourvois en cassation
- Traitement des demandes de réquisitions demandées par les services de police ou la gendarmerie
- Gestion du courrier des parquets extérieurs (demandes d'enquête, de citation ou de signification)
- Réception des significations à parquet en matière civile et transmission au service compétent
- Sanctions commerciales devant le tribunal de commerce, et demandes de prorogation de la période d'observation

International
- Citations

Vos principales compétences à mettre en oeuvre

Connaissances
Organisation judiciaire et administrative
Connaissances en procédure pénale
Connaissance des applicatifs métier
Outils bureautiques
Technique de classement et d'archivage
Techniques de secrétariat

Savoir-faire
Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique
Maîtriser les techniques de classement et d'archivage
Maîtriser les nouvelles technologies
Maîtriser les rédactions spécifiques à l'emploi
Organiser sa charge de travail
Travailler en équipe
Savoir diffuser une information

Savoir-être
Avoir le sens de l'organisation
Avoir le sens des relations humaines
Être réactif
Faire preuve de discrétion
Faire preuve de polyvalence
Faire preuve de rigueur
Savoir anticiper
Faire preuve d'initiative et d'autonomie
Être vigilant

Expériences professionnelles antérieures souhaitées

Une expérience en secrétariat de direction, des connaissances de l'organisation judiciaire et administrative et une expérience en secrétariat de procureur de la République constitueraient des atouts.

Offres de formation associées à votre prise de poste

Tutorat

• Gestion de l'emploi du temps
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Création d'une base documentaire
• Pro-activité
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Rédaction de courriers
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation